Gestión de datos y documentos- Unidad de Competencia

Unidad de Competencia 2: Organizar, actualizar y archivar la información contenida en soporte convencional y/o digital, según los procedimientos establecidos de seguridad y protección de datos.
Código: UC_362_3	Nivel: 3	Familia Profesional: Administración y Comercio

Elementos de Competencia (EC)	Criterios de Realización (CR)
EC2.1: Comprobar el estado del equipamiento del sistema de archivos de gestión u oficina, de acuerdo con los procedimientos y normas establecidos, a fin de garantizar la recuperación, acceso y conservación de la documentación.	CR2.1.1 Comprueba el funcionamiento de los equipos informáticos del sistema de archivos de gestión u oficina, y su correcta puesta en marcha; y que se cumplen las normas internas y disposiciones aplicables en vigor, con respecto a la seguridad, la protección de datos y la confidencialidad electrónica. CR2.1.2 Revisa periódicamente los equipos de reproducción —fotocopiadoras, escáneres, impresoras multifuncionales, reproductores, otros—; comprueba todos los indicadores e identifica las posibles incidencias de acuerdo con los manuales de uso. CR2.1.3 Comprueba la correcta conservación del mobiliario de archivo de oficina; verifica su estado y funcionamiento, y que cumplen las medidas de recuperación, seguridad y control ambiental de la documentación: luz, humedad, polvo y temperatura. CR2.1.4 Comprueba el estado e idoneidad de los elementos de archivo y contenedores de documentos, etiquetas, archivadores, carpetas, separadores, u otros; y verifica que se ajustan al manual de archivo y a las características de la documentación archivada. CR2.1.5 Mantiene, con la periodicidad establecida, los equipos ofimáticos en condiciones operativas; sustituye los consumibles, papel, tóner o cartuchos de tinta y otros; y limpia los terminales, en caso necesario, siguiendo las normas internas y de respeto medioambiental. CR2.1.6 Realiza la actualización de las aplicaciones informáticas, de acuerdo con los procedimientos internos y disposiciones aplicables en vigor, referentes a derechos de autor; y utiliza el sistema de software libre o sin licencia. CR2.1.7 Ejecuta las herramientas del sistema que permiten un mejor aprovechamiento, con la periodicidad establecida por la entidad y, en todo caso, cuando el propio funcionamiento del sistema lo requiera. CR2.1.8 Resuelve el funcionamiento anómalo detectado como usuario en los equipos y/o aplicaciones informáticas; y acude a los manuales de ayuda o a los(as) responsables técnicos(as) internos(a) o externos(as), a través de los canales y procedimientos establecidos. CR2.1.9 Aplica eficazmente las medidas necesarias para asegurar la conservación e integridad de ficheros e información, en el puesto y en la red, según los procedimientos establecidos; y comprueba con la periodicidad establecida que están activadas las utilidades de protección y seguridad de los ficheros.
EC2.2: Organizar los archivos o carpetas en soporte convencional o digital, de acuerdo con los procedimientos y normas establecidos por la organización, para facilitar la recuperación, localización, acceso o eliminación de la información, con rapidez y seguridad.	CR2.2.1 Organiza los archivos que contienen la documentación, de acuerdo con las instrucciones de clasificación de la organización. CR2.2.2 Organiza los archivos y la documentación de forma lógica y coherente; los agrupa numérica, alfabética, cronológica y/o temáticamente, de acuerdo con los procedimientos, el manual de archivo y/o los usos y costumbres de la organización. CR2.2.3 Clasifica los documentos de la misma naturaleza mediante la utilización y/o creación de subcarpetas, a fin de facilitar su recuperación y acceso.
	CR2.2.4 Organiza los sistemas de archivos informáticos —ubicados en los diferentes soportes de almacenamiento de la información— mediante el uso homogéneo y dinámico de estructuras en árbol, nombres significativos y sistemas de clasificación adecuados a su contenido. CR2.2.5 Actualiza los índices alfabéticos, temáticos o cronológicos del archivo, a través de las herramientas disponibles, según la estructura organizativa de los archivos o carpetas para su localización posterior. CR2.2.6 Realiza —con rapidez, y de acuerdo con los procedimientos establecidos— el movimiento o copia de los archivos o carpetas que contienen la documentación. CR2.2.7 Realiza la eliminación de los archivos o carpetas siguiendo el protocolo establecido, supervisando el contenido de los elementos que va a eliminar, aplicando las normas de seguridad y confidencialidad de la información, y respetando el medioambiente. CR2.2.8 Identifica las mejoras en la organización del sistema de archivos, de acuerdo con los fallos detectados en su utilización a través de los procedimientos establecidos por la organización. CR2.2.9 Utiliza los manuales de uso o ayuda convencionales y/o informáticos, on line, off line, ante dudas o problemas planteados en el uso del sistema o sus herramientas, o en la ejecución de los procedimientos de actuación.
EC2.3: Garantizar la custodia, acceso y reproducción de la documentación, en soporte convencional y/o digital, aplicando los procedimientos internos y la legislación vigente, para facilitar su fiabilidad y autenticidad.	CR2.3.1 Reproduce la documentación para archivar —según criterios establecidos— en papel o formato digital, a través de los medios de reprografía —escáneres, cámaras digitales u otros dispositivos—, de manera exacta, en las cantidades y tiempo exigidos; y contrastándola con los originales, mediante el procedimiento establecido. CR2.3.2 Registra la documentación a través de los soportes disponibles, previa asignación de códigos establecidos que permitan su posterior localización; y aplica los criterios de clasificación, orden y prioridad, establecidos por la organización, a fin de certificar su existencia. CR2.3.3 Utiliza, de manera eficiente y segura, el índice del archivo a través de la herramienta informática establecida, para facilitar el acceso y recuperación de los documentos. CR2.3.4 Distribuye los documentos en papel que ya han sido archivados en formato digital, si procede, con los medios electrónicos o convencionales a su disposición, aplicando los criterios y normas de protección de datos establecidos. CR2.3.5 Realiza las copias de seguridad de los archivos informáticos en sus distintos soportes, siguiendo los procedimientos especificados por las aplicaciones disponibles o establecidos por la organización. CR2.3.6 Custodia la documentación y la actualiza periódicamente, con las condiciones físicas y nivel de seguridad que establece la normativa interna o legal vigente. CR2.3.7 Permite el acceso o consulta de la documentación a personas internas o externas del departamento y/u organización, de acuerdo con la normativa vigente y las normas internas establecidas. CR2.3.8 Solicita —ante requerimientos de documentación de uso restringido por parte de miembros internos o externos a su ámbito de
actuación— la autorización reglamentada previa confirmación de la veracidad de la misma.
EC2.4: Mantener actualizada la información de las bases de datos disponibles en la organización; y garantizar su integridad, uso y confidencialidad de forma eficiente.	CR2.4.1 Identifica los diseños de las tablas y los formularios de introducción de datos, mediante el uso de los asistentes disponibles en función de la información que se desea introducir y las instrucciones recibidas. CR2.4.2 Ordena e indexa los datos según el criterio establecido por la organización, o el que resulte más adecuado para un rápido acceso a la información. CR2.4.3 Introduce la información, datos o archivos, a través de los formularios o tablas disponibles; los inserta correctamente en los campos correspondientes, y asigna el código en función de las normas establecidas. CR2.4.4 Realiza la actualización y eliminación de registros de las bases de datos, aplicando con precisión las acciones oportunas, guardando siempre copia de la base de datos previa a la modificación. CR2.4.5 Protege la información contenida en la base de datos, mediante el uso de copias de seguridad con la periodicidad establecida por la organización. CR2.4.6 Aplica las normas de seguridad establecidas para la utilización de las bases de datos con rigor; y comprueba que, en cada caso, se ha establecido el nivel de seguridad requerido y accesos necesarios. CR2.4.7 Utiliza la documentación técnica y los manuales de uso o ayuda, on line, off line; y aplica los procedimientos descritos de forma eficiente en la resolución de dudas o incidencias.
EC2.5: Transmitir la información contenida o requerida en las bases de datos, en función de las instrucciones recibidas, con seguridad y confidencialidad.	CR2.5.1 Realiza las consultas, filtros u otros objetos de búsqueda, ante la falta de prestaciones preestablecidas, para la obtención de la información requerida, a través de los asistentes, eligiendo entre los distintos tipos, de acción o de selección y aplicando los criterios precisos. CR2.5.2 Realiza las consultas a las bases de datos, con precisión, a través de las funciones o asistentes disponibles, opciones de filtro o búsqueda, consultas de acción o selección preestablecidas, campos clave, u otras, según las instrucciones recibidas o necesidades de la actividad. CR2.5.3 Presenta los resultados de las búsquedas de forma estructurada, idónea y con títulos representativos, en forma de informes, tablas u otros formatos, respetando el manual de estilo de la organización, en función del resultado buscado a partir del documento elaborado por el asistente del SGBD. CR2.5.4 Realiza la presentación de la información en informes o documentos no predeterminados, en la aplicación a partir de los asistentes disponibles, seleccionando los campos de tablas o consultas que la contienen y organizándolos en función de los objetivos del informe. CR2.5.5 Realiza la presentación de la información en informes predeterminados o disponibles a través de las funciones precisas, introduciendo, en su caso, los criterios de restricción de acuerdo con las instrucciones recibidas o las necesidades del informe. CR2.5.6 Realiza la presentación de la información en informes o documentos con otras aplicaciones de gestión de documentación a través de los asistentes disponibles, relacionando la base de datos con las mismas, creando en su caso vínculos actualiza-bles. CR2.5.7 Identifica los documentos o informes generados verificando la inexistencia de erro-res, y la exactitud de la información facilitada con la solicitada o requerida. CR2.5.8 Aplica las normas de seguridad estable-cidas para el acceso y utilización de las bases de datos con rigor, comprobándose que se han establecido los accesos necesarios y el nivel de seguridad requerido. CR2.5.9 Utiliza la documentación técnica y los manuales de uso o ayuda, online, off line, apli-cando los procedimientos descritos de forma eficiente en la resolución de dudas o incidencias.

Contexto Profesional

Medios de producción: Equipos ofimáticos, terminales informáticos, portátiles, impresoras, escáneres, faxes, fotocopiadoras, archivadores convencionales y soportes informáticos, cámaras digitales, equipo de telefonía fija y móvil, otros. Redes informáticas, Internet, intranet. Correo y agenda electrónica. Aplicaciones informáticas generales: sistema operativo, sistema gestor de bases de datos, bases de datos, otras. Material de oficina. Formularios, solicitud de información, listados, impresos, otros. Productos y resultados: Archivos organizados siguiendo las normas de la institución. Información organizada y actualizada correctamente cumpliendo plazos de entrega. Informes elaborados con ausencia de errores, presentados de manera organizada y estructurada. Información obtenida y transmitida de bases de datos en forma y plazo, y correctamente protegida. Óptimo aprovechamiento de equipos y recursos informáticos. Información codificada y de acceso restringido. Documentación e información correctamente registrada, archivada. Búsquedas, importación y exportación en redes y en bases de datos. Cumplimiento de las normas internas y externas a la organización. Respeto al medioambiente. Información utilizada o generada: Prevención riesgos laborales, protección y conservación del medioambiente, protección de datos, seguridad electrónica, administración electrónica. Manuales de procedimiento interno, manuales de estilo, manuales y archivos de ayuda del uso de equipos informáticos y de aplicaciones informáticas. Información publicada en la red. Publicaciones diversas: boletines oficiales, revistas especializadas, boletines estadísticos u otras. Formatos de diversos formularios e informes de recogida y presentación de información. Sistemas de codificación de la información